Smart Working, due anni dopo – Il lavoro negli studi professionali e nelle PMI: I nuovi paradgmi nell’era digitale

di Giada Rossi* 

Sono trascorsi ormai due anni da quando lo smart Working, o lavoro agile, è entrato nel panorama legislativo italiano, con la legge n. 81 del 22 maggio 2017.

una prassi invero comune, in particolare per figure manageriali di grandi aziende, che, una volta inserita in una cornice normativa, è stata velocemente apprezzata anche dalle piccole e medie imprese.

Le istanze provenienti dall’Europa sono state determinanti per l’evoluzione legislativa, dapprima con l’accordo- quadro europeo sul telelavoro dell’anno 2002, indi con la recente Risoluzione del parlamento europeo del 13 settembre 2016 sulla creazione di condizioni del mercato favorevoli all’equilibrio tra vita privata e vita professionale, nella quale viene incentivato il ricorso al lavoro agile, la cui combinazione dei caratteri di flessibilità, autonomia e collaborazione può fattivamente condurre al miglioramento dell’equilibrio fra vita e lavoro del personale dipendente.

Nel   contesto   europeo   vi   sono   realtà particolarmente  virtuose,  come  il  regno Unito,  pioniere  dello  Smart  Working  che già  nel  2014  aveva  approvato  la  Flexible Working   Regulation,   o   la   Svizzera,   ove oltre il 25% dei lavoratori è smart. l’Italia, per  lungo  tempo  agli  ultimi  posti  nelle classifiche    relative    alle    percentuali    di lavoratori agili, si sta finalmente muovendo nella giusta direzione.

La cornice normativa e la Legge di Bilancio 2019 

La disciplina nazionale del Lavoro Agile è di carattere generale, comprensiva di limiti ed obblighi delle parti, che tuttavia consentono alle stesse di mantenere un’ampia autonomia, sia in punto di modalità – tempi della prestazione agile, che, nei più generali termini, di vero e proprio ricorso al nuovo istituto.

La      possibilità      dunque      di      inserire gradualmente il lavoro agile nelle imprese, potendone     valutare     la     compatibilità con   le   mansioni   affidate   ai   lavoratori e   con   le   caratteristiche   operative   dei singoli    dipartimenti    aziendali,    oltre    a fissarne  la  durata  (a  tempo  determinato o  indeterminato,  con  facoltà  di  recesso), ha  certamente  giovato  a  superare  l’iniziale diffidenza verso una modalità di esecuzione della   prestazione   in   grado   di   sottrarre il    dipendente    al    controllo    datoriale, nell’accezione tradizionale del termine.

Il  nostro  legislatore  è  intervenuto  sulla disciplina dello smart Working in occasione della legge di Bilancio 2019 del 30 dicembre 2018, n. 145 (G.U n. 62/L del 31 dicembre 2018).

Ha infatti visto ivi la luce un comma 3-bis dell’art. 18 della legge n. 81/2017, in virtù del quale i datori di lavoro che prevedono il ricorso allo smart Working sono oggi tenuti in ogni caso a riconoscere la priorità alle richieste di lavoro agile ricevute da lavoratrici madri, nei tre anni successivi al congedo per maternità di cui all’art. 16 del decreto legislativo n. 151/2001, o da lavoratori con figli in condizioni di disabilità ai sensi dell’art. 3 comma III della legge n. 104/92.

Nel solco del dichiarato intento di favorire la conciliazione dei tempi di vita e lavoro, si percepisce la finalità di contemperare le esigenze aziendali con le primarie necessità dell’individuo, quali la cura della prole.

Tuttavia, le critiche a tale intervento sono di facile intuizione: (i) l’immotivata esclusione di categorie di soggetti parimenti meritevoli di tutela, quali lavoratori con coniuge disabile o affetti da gravi patologie, lavoratori disabili (disabilità originaria o intervenuta nel corso del rapporto di lavoro), lavoratori affetti da malattie croniche etc.; (ii) il rischio di irrigidire una cornice normativa di carattere generale, di ausilio alla graduale diffusione di un’innovazione ancora oggi non completamente accettata, disincentivandone nel concreto l’adozione; (iii) le criticità organizzative, stante l’assenza di valutazioni sulla compatibilità del diritto di priorità con le esigenze produttive ed organizzative dell’impresa o con le mansioni in concreto svolte, nonché i potenziali riflessi in tema di durata dell’accordo o della sua eventuale revoca.

È dunque ragionevole prevedere futuri interventi normativi volti ad estendere le categorie di soggetti a cui riservare il diritto di priorità, così risolvendo la prima delle criticità sopra menzionate; tali vincoli, tuttavia, andranno ad incidere direttamente sulle potenzialità di uno strumento volto sì al miglioramento delle condizioni di vita e lavoro, ma, come sancito nel primo comma dell’art. 18 della legge n. 81/2017, anche ad accrescere la competitività delle imprese, sebbene quest’ultima finalità rischi di passare in secondo piano.

L’accordo individuale di Smart Working 

Nell’ampia autonomia delle parti, l’accordo individuale di smart Working è oggi lo strumento principe per fissare i contorni e le obbligazioni del datore e del prestatore di lavoro, nel rispetto della cornice legislativa. È la norma a fissarne il contenuto minimo. È necessario ivi esplicitare la disciplina della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, prevedendo le condotte sanzionabili disciplinarmente, nonché indicando le forme di esercizio del potere direttivo da parte del datore di lavoro; vanno individuati gli strumenti di lavoro forniti per lo svolgimento della prestazione, regolamentandone il loro utilizzo; non possono essere omesse le indicazioni circa i tempi di riposo dei dipendenti nonché le misure tecniche e organizzative atte ad assicurare la disconnessione del lavoratore; deve infine essere esplicitamente stabilita la durata dell’accordo (a termine o a tempo indeterminato).

A distanza di due anni dall’entrata in vigore della  legge  n.  81/2017  ed  a  seguito  della crescente diffusione degli accordi di lavoro agile,  si  è  giunti,  nel  bilanciamento  degli interessi  aziendali  e  personali,  a  valutare positivamente   l’inserimento   di   clausole ulteriori, volte a prevenire contestazioni fra le parti.

In punto di esecuzione della prestazione, giova precisare ab origine se sia facoltà del lavoratore svolgere la prestazione in modalità agile per l’intera giornata o per frazioni di essa (mezze giornate); in caso di mancata fruizione della giornata agile, è inoltre opportuno indicare se sia prevista o meno la possibilità di recupero della stessa ed eventualmente entro quali termini.

In riferimento al luogo di svolgimento della prestazione, ferma restando la libertà del lavoratore di determinarlo, potranno essere indicati precisi limiti o esclusioni, ad esempio in riferimento a luoghi pubblici, a tutela della riservatezza dei dati trattati, o a luoghi rischiosi per la sicurezza del lavoratore e delle strumentazioni. Stesso tipo di cautele possono essere adottate in riferimento alle reti internet a cui lo smart Worker possa connettersi, prevedendo un divieto di utilizzo di reti “aperte”, esposte a maggiori vulnerabilità.

È inoltre possibile elencare, a titolo non esaustivo, quali possano essere considerati ex se giustificati motivi di recesso delle parti, fra i quali possiamo menzionare un cambio mansioni, espressione del potere datoriale, o il mancato rispetto degli obblighi indicati nello stesso accordo di smart Working da parte del lavoratore.

Risulta in ogni caso prodromica all’individuazione dei corretti elementi contrattuali una nuova cultura aziendale, che ridisegni il rapporto lavorativo, tra vincoli e libertà, e che coinvolga attivamente il lavoratore, stimolandolo ad abbracciare la mission aziendale.

Il senso di appartenenza al Team di lavoro e il dialogo con il Manager di riferimento si stanno dunque rivelando aspetti cruciali per la buona riuscita di una prestazione da remoto, nella quale la distanza percepita dal lavoratore sia solo fisica, e non emotiva o relazionale.

La motivazione dei lavoratori e l’individuazione degli obiettivi consentiranno dunque di accrescere il senso di responsabilità dei singoli Smart Workers.

La sicurezza nello Smart Working: le linee guida INAIL 

La responsabilizzazione del Lavoratore Agile comporta la necessità di accrescere la sensibilità dello stesso anche sul tema della Sicurezza.

Lo  smart  Working  si  svolge  infatti  non solo  all’esterno  dei  locali  aziendali,  ma  in luoghi  non  predeterminati  ed  individuati discrezionalmente dal prestatore di lavoro, nei limiti delle direttive datoriali.

pur permanendo in capo alla parte datoriale l’obbligo di garantire la sicurezza del lavoratore, tanto in punto di strumentazioni di lavoro quanto di obbligo di informativa su rischi generici e specifici della prestazione, lo Smart Worker sarà direttamente chiamato a cooperare ancor più attivamente alla sua tutela.

La recente Direttiva Funzione Pubblica n. 3/2017 del 1 giugno 2017 ha fornito le linee guida in materia di promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro nell’ambito delle p.a.

Fra  gli  Enti  che  hanno  avviato  progetti di    smart    Working    compare    l’InaIl, direttamente  coinvolto  nel  delicato  tema degli infortuni dei prestatori di lavoro.

Di    particolare    interesse    il    contenuto, precisato nelle linee guida, dell’informativa che il datore di lavoro (e ciò sia che si tratti di  un  privato  che  di  un’Amministrazione Pubblica)  deve  consegnare  anteriormente all’avvio  della  prestazione  di  lavoro  agile, al   lavoratore   e   al   rappresentante   dei Lavoratori  per  la  Sicurezza,  con  cadenza almeno  annuale  nonché  in  occasione  di ogni variazione significativa delle condizioni lavorative e di rischio connesse, ad esempio un cambio mansione.

L’informativa, contenente i rischi generali e specifici relativi alla prestazione da svolgere e le misure da adottare, dovrà dunque prevedere tanto ipotesi di lavoro indoor che outdoor.

Mutuando le indicazioni per le P.A., risulta quindi opportuno includere nelle informative, anche predisposte da datori di lavoro privati, indicazioni comuni circa la sicurezza antincendio, i requisiti igienici minimi dei locali (microclima, temperatura ed umidità dei locali, ricambio dell’aria, etc.), le istruzioni di utilizzo dei dispositivi di lavoro nonché i comportamenti da adottare in caso di anomalie o guasti, i requisiti minimi su impianti di alimentazione elettrica e sul loro corretto utilizzo (buono stato dei cavi elettrici di collegamento e loro posizionamento, utilizzo prese, etc.), le caratteristiche minime relative alla ergonomia della postazione dotata di videoterminale e nell’utilizzo di computer portatili, tablet.

Stante la possibilità che la prestazione venga resa in ambienti outdoor, l’informativa dovrà essere integrata con indicazioni sulla pericolosità dell’esposizione diretta alla radiazione solare o dell’esposizione prolungata a condizioni meteoclimatiche sfavorevoli (caldo o freddo intensi, elevata umidità), pericoli connessi allo svolgimento di attività in aree con presenza di sostanze combustibili o infiammabili o in aree in cui non ci sia la possibilità di approvvigionarsi di acqua potabile; stesso dicasi per luoghi in cui sia possibile entrare in contatto con animali, con indicazione dei comportamenti e delle cautele da adottare, o che non siano adeguatamente manutenuti con riferimento alla vegetazione e al degrado ambientale.

È infine opportuno inserire limitazioni e eventuali accorgimenti da adottare ove la prestazione venga svolta in luoghi isolati o in cui sia difficoltoso richiedere e ricevere soccorso.

Si  rammenta  che  il  lavoratore  mantiene il  diritto  alla  tutela  contro  gli  infortuni  e le   malattie   professionali   anche   durante l’esecuzione  della  prestazione  in  modalità agile,  tanto  che  ciò  avvenga  outdoor  che indoor.  del  pari  resta  applicabile  la  tutela contro gli infortuni in itinere, occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo  di  abitazione  a  quello  prescelto  per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno  dei  locali  aziendali,  quando  la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le  esigenze  di  vita  con  quelle  lavorative. tale   scelta,   tuttavia,   deve   rispondere   a criteri di “ragionevolezza”, principio la cui declinazione concreta potrà essere chiarita solo con la prassi.

La digitalizzazione degli Studi Professionali e delle PMI

 Nelle realtà degli studi professionali, gli investimenti nel ramo ICT hanno ricevuto una duplice spinta: gli obblighi normativi, fra i quali, da ultimo, la fatturazione elettronica, e l’intento di accrescere l’efficienza dello studio.

Per contro, i principali freni all’innovazione si sono identificati nel timore di non mantenere un carico di lavoro sufficiente a sopportare gli investimenti tecnologici e di non essere in grado di gestire il cambiamento.

I dati empirici confermano come, in ogni caso, la digitalizzazione e la cultura dell’innovazione si siano dimostrate premianti in termini di redditività degli studi stessi, favorendo quindi una crescente digitalizzazione delle strutture.

la   ricerca   condotta   fra   il   2018   e   il 2019      dall’osservatorio      professionisti e   Innovazione   Digitale   della   School   of Management del Politecnico di Milano, ha mostrato una crescita nell’investimento ICt da parte di professionisti operanti nei campi giuridico-economici,  con  una  propensione all’investimento    addirittura    superiore    a quella delle aziende.

rispetto  all’anno  2017,  sono  emersi  dati incoraggianti: si è dimezzata (da 2% a 1%) la quota degli studi che non hanno investito in  ICt; si  è  sensibilmente  ridotta  la  quota degli  studi  con  micro  investimenti  (fino  a 3mila  euro:  da  52%  a  19%); è  cresciuta sensibilmente   la   quota   degli   studi   che investono tra i 3mila e i 10 mila euro in ICt (da 36% a 75%).

I dati raccolti nell’anno 2018 proclamano i commercialisti categoria più virtuosa, con investimenti annuali in tecnologie informatiche in media pari ad € 9.400; a seguire, i consulenti del lavoro per € 8.900 e gli avvocati per € 6.000.

Nonostante l’onda della digitalizzazione, lo smart Working è ancora oggi poco diffuso negli studi professionali. sebbene da tempo utilizzato dai titolari degli stessi, vi è ancora ritrosia nel consentirne la fruizione a impiegati e collaboratori, soprattutto in ragione della mole e della tipologia – sovente cartacea – della documentazione trattata.

I  dati  incoraggianti  sugli  investimenti  ICt inducono  comunque  a  ritenere  che,  anche negli studi professionali, si assisterà ad un prossimo e rapido sviluppo dello smart Working.

È difatti innegabile, sia per il quadro normativo di riferimento che per la prassi che si sta rapidamente consolidando, che ci troviamo dinanzi ad un cambiamento epocale nel modo di concepire la prestazione lavorativa, al quale nessuna categoria potrà rimanere indifferente e che coinvolgerà un numero sempre crescente di lavoratori di aziende, studi professionali e Pubbliche Amministrazioni.

*Avvocato in Milano